Francesco Cirillo, consultor e empreendedor italiano, aplicou a Técnica Pomodoro pela primeira vez na década de 1980, numa tarde em que a concentração necessária ao estudo para o exame de sociologia tardava em aparecer. Determinado em terminar de ler o capítulo do livro que tinha entre mãos, regulou o temporizador de cozinha, um tomate, pomodoro em italiano, e, até soar o alarme, conseguiu realizar a tarefa sem mais distrações. Com o tempo, o que foi um acaso transformou-se numa técnica estruturada.

Este método viria, anos depois, a dar origem a um livro, publicado no mercado nacional pela editora Gestão Plus. O objetivo desta nova estratégia é simplificar processos para garantir, assim, uma maior produtividade, usando sempre o tempo como um aliado decisivo. Um telefone que toca, a lembrança de um telefonema importante que tem de ser feito, a mensagem de e-mail que acaba de chegar, a reunião marcada para dali a minutos e que já tinha sido esquecida, alguém que surge com uma dúvida a esclarecer.

O número e a origem das interrupções que surgem durante a realização de uma tarefa quotidiana são, se reparar bem, os mais diversos e, acumulados ao longo de dias e semanas, acabam por comprometer a produtividade de cada um. Foi a pensar nestas interrupções, muitas das quais são fruto da nossa própria mente, que Francesco Cirillo criou uma técnica que quis assente em três pressupostos. Utilizar o tempo de uma maneira diferente, fazer um melhor uso da mente e recorrer a ferramentas mais simples.

Um temporizador tem 30 minutos, sendo que 25 devem ser de trabalho e cinco de pausa. Assim, no início de cada dia, é importante selecionar as tarefas a realizar e anotá-las numa folha. Depois, há que escolher uma tarefa e marcar os primeiros 25 minutos no temporizador de cozinha, que não precisa de ter a forma de um tomate. A ideia não é realizar uma tarefa a cada 25 minutos, mas, sim, ao fim de um certo tempo, conseguir perceber o tempo despendido com cada tarefa, o que permite uma melhor organização.

O que fazer para pôr este método em prática

Há um aspeto muito importante a reter, na técnica criada por Francesco Cirillo. Cada pomodoro é indivisível. Não pode ser interrompido sob o risco de ser anulado. Se, ao longo dos 25 minutos de trabalho, surgir a necessidade de um telefonema ou de outra tarefa a realizar no dia, o melhor é apontá-la num papel. Mais tarde, a lista criada pelas eventuais interrupções pode dar origem a um pomodoro destinado especificamente a resolver os assuntos pendentes, o que se torna vantajoso em termos de organização.

Invista na sua carreira. 9 estratégias simples e práticas que o vão ajudar a dar o salto profissional
Invista na sua carreira. 9 estratégias simples e práticas que o vão ajudar a dar o salto profissional
Ver artigo

Mas, se o trabalho é para ser levado com concentração máxima, as pausas também merecem respeito. Terminados os 25 minutos, é suposto assinalar o fim do pomodoro e parar três a cinco minutos. Uma pausa que deve ser usada para beber água, andar um pouco ou para outra atividade pouco exigente. É o tempo necessário para desligar do trabalho o que, de acordo com o livro "A Técnica Pomodro - Um sistema simples de fazer mais em menos tempo", "permite que a mente assimile o que foi aprendido nos últimos 25 minutos", garante o autor. Já falar de problemas de trabalho ou escrever mails nesta fase irá "bloquear o ímpeto criativo", avisa.

A cada quatro pomodoros, o mesmo é dizer a cada duas horas, a pausa pode ter 15 a 30 minutos, mas o objetivo continua a ser o mesmo. Não fazer nada de complexo. Dar um passeio ou tomar café com um amigo são duas das sugestões deixadas por Francesco Cirillo. Sistematizar a técnica, antes de a adotar, é essencial. Por si só, a utilização do pomodoro pode facilitar a realização de algumas tarefas mas, de acordo com o consultor e empresário italiano, só sistematizada a técnica pode trazer benefícios a longo prazo.

Assim, usado ao fim de algumas semanas, há uma série de objetivos que, à partida, vão sendo alcançados. Para começar, ao consultar as folhas preenchidas nos últimos dias ou semanas, torna-se claro o esforço necessário para realizar uma determinada atividade. Com o tempo, torna-se mais fácil esperar 25 minutos antes de responder a um e-mail ou telefonar a um amigo. Torna-se, assim, mais simples lidar com interrupções e manter a concentração. Com tudo isto, torna-se mais fácil antever uma série de coisas mais cedo.

Torna-se mais fácil estimar o tempo e o esforço que tarefas futuras irão requerer e, ao mesmo tempo, com o passar das semanas e dos meses, há sempre a possibilidade de tornar cada pomodoro mais eficaz, como, por exemplo, usar os primeiros cinco minutos para rever o trabalho já feito. Criar um horário é outra medida que ajuda a manter a motivação de cumprir uma tarefa dentro de um determinado intervalo de tempo, para além de garantir que continua a haver lugar para o lazer e o tempo livre, como convém.

Segundo a técnica desenvolvida pelo consultor italiano, o horário laboral sobrepõe-se sempre ao pomodoro. Aliás, como escreve Francesco Cirillo no livro que explica o seu método, "deve criar um horário e apreciar o tempo livre sem a preocupação de que poderia estar a trabalhar mais". Esta é também, em última análise, uma técnica que pode ser criada para definir objetivos a médio e longo prazo. Para atingir todos estes objetivos, nada como dar o primeiro passo e marcar no temporizador os próximos 25 minutos.

Sempre que surgir a tentação na forma de um hipotético e-mail ou de um previsível telefonema, há que manter sempre presentes os princípios de base da técnica criada por Francesco Cirillo. Todo os pomodoros são importantes, pelo que não é preciso competir com o tempo, como muitas temos tendência a fazer. Ir parando, alcançar um objetivo de cada vez, não ter pressa e acreditar sempre que o próximo pomodoro vai correr melhor são outras das regras. E, muito importante, nunca usar o pomodoro no tempo de lazer.

As 10 vantagens da Técnica Pomodoro

1. Ajuda a lidar com as interrupções.

2. Reduz a duração e o número de reuniões.

3. Diminui os erros de estimativa, já que permite aprender a organizar e a simplificar tarefas.

4. Aumenta a motivação ao melhorar o conteúdo do próximo trabalho.

5. Relativiza as coisas. O tempo passa a ser um aliado e não um inimigo.

6. Leva a cumprir prazos sem a pressão do tempo.

7. Permite partilhar melhor os pontos de vista com a equipa e/ou com os colegas.

8. Possibilita a criação de um horário de equipa para alcançar os objetivos traçados.

9. Aligeira a complexidade dos objetivos e a incerteza de os alcançar.

10. Otimiza a interação entre membros de equipa necessária à conclusão de uma determinada tarefa.

Texto: Susana Torrão

Newsletter

Receba o melhor do SAPO Lifestyle diariamente no seu email.

Notificações

Os temas mais inspiradores e atuais estão nas notificações do SAPO Lifestyle.

Na sua rede favorita

Siga-nos na sua rede favorita.