A nossa vida está marcada pelo tempo. Além das horas de trabalho, que articulam o dia, somos marcados pelo ritmo da vida, a maneira como organizamos o nosso tempo livre (horário pessoal), assim como o cronograma da sociedade: aquelas horas que se pode ir às compras, ir ao cinema ou jantar num restaurante.
No período de verão, muitas empresas alteram o horário de trabalho e implementam a jornada intensiva, de forma a permitir aos colaboradores sair mais cedo. As vantagens desta estratégia são inúmeras. O facto de permitir que os funcionários disponham de mais tempo para se dedicar ao lazer e a outras atividades fora do trabalho aumenta a sua motivação, a produtividade e, principalmente, reduz a sensação de stress. Por outro lado, consolida o compromisso do funcionário com a empresa e aumenta o seu nível de envolvimento.
No entanto, a jornada de trabalho intensiva está muito dependente ainda da cultura de um país e das características de determinados setores, e pode causar certa relutância às empresas e até, em alguns casos, aos próprios funcionários, que se questionam como irão manter o ritmo habitual das suas tarefas com menos horas de trabalho. Para evitar que isso aconteça, o mais importante é que o líder da equipa aprenda a administrar o tempo da melhor forma, para garantir a sua produtividade e o saiba transmitir à sua equipa, para evitar que o dia intensivo se transforme em metade das tarefas realizadas ou o contrário, com excesso de horas extra.
Para organizar a equipa e aproveitar ao máximo o horário reduzido de verão, há princípios simples que se podem seguir e que irão contribuir para a produtividade.
Ter um esquema de trabalho muito claro
Com o horário intensivo, é muito importante definir a prioridade das tarefas e estabelecer o seu grau de importância. Isto deve fazer parte do conhecimento de cada trabalhador, mas o responsável da equipa terá a obrigação de supervisionar e garantir que as prioridades sejam claras, pois é a pessoa que tem a visão global dos projetos e conhece melhor as tarefas de cada um, podendo organizar, distribuir ou redistribuir o trabalho de acordo com as necessidades de cada momento. Dessa forma, as equipas tornar-se-ão mais motivadas e, portanto, mais eficientes.
Existem muitas técnicas e ferramentas para organizar o trabalho diário, tanto individualmente como em conjunto. Para alcançar os objetivos de classificação e execução, uma das técnicas mais utilizadas é a matriz clássica de Eisenhower.
Como dizia o 34º Presidente americano, Dwight Eisenhower, “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.
A matriz consiste em marcar em vários quadrantes os projetos e o status das tarefas pendentes de cada pessoa, organizando-os de acordo com seu nível de importância e urgência. Esta solução permite entender rapidamente o que precisa de ser feito, o que pode ser delegado e o que pode ser adiado ou eliminado.
Adaptar a agenda
Uma vez definida a prioridade das tarefas, é essencial estabelecer um horário para as realizar e segui-lo rigorosamente. Claro que não se pode controlar minuto a minuto o desempenho de todas as pessoas, mas pode-se fixar prazos, datas de entrega, e acompanhar o grau de realização para poder corrigir situações, caso seja necessário.
Neste ponto, também existem dezenas de ferramentas que permitem controlar o tempo. Uma opção pode ser a aplicação Nozbe, uma plataforma usada para calcular o tempo por projeto, contendo todas as informações para entender a eficiência do equipamento e poder acelerá-lo, se necessário.
Reduzir as reuniões a um mínimo
Ninguém duvida da importância das reuniões internas, mas já nos aconteceu a todos estarmos numa reunião eterna e improdutiva, enquanto estão pendentes dezenas de tarefas. E isso é ainda mais frustrante no verão, numa situação em que temos menos horas de trabalho diário, embora a quantidade de trabalho permaneça a mesma. Portanto, é crucial que, como líder de uma equipa, tente limitar as reuniões ao máximo e concentre o tempo de trabalho na execução. Existem muitas medidas que se podem colocar em prática para otimizar o tempo das reuniões, nomeadamente, definir a duração das reuniões e ser rigoroso com a sua conformidade, enviar as atas dos tópicos a serem abordados antes da reunião para todos os participantes, garantir a pontualidade e incluir eventualmente um moderador para energizar a conversa.
Embora todas estas dicas pareçam básicas, quando aplicadas rigorosamente, ajudarão efetivamente a melhorar a produtividade. E, apesar de se tornarem essenciais no Verão, o ideal seria também aplicá-las durante o resto do ano. Colocando-as em operação, em pouco tempo, não só se mantém como se aumenta o ritmo habitual de trabalho.
Um artigo de Maria João Quelhas, manager da Michael Page na área de Sales & Marketing.
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