Atualmente, a produtividade é uma das maiores preocupações no mundo do trabalho, transversal a todas as áreas ou dimensões de empresas, desde grandes multinacionais às PME ou até mesmo aos freelancers.

Especialmente com o teletrabalho, e nesta altura em que ainda é verão e em que muitas equipas facilitam este formato, muitos são os trabalhadores que sentem uma crescente dificuldade em manter o foco com todas as distrações do lar; em comunicar com colegas que não estão consigo presencialmente; ou simplesmente em não se lembrarem de todas as tarefas quando se estão a trabalhar múltiplos projetos simultaneamente.

Como CEO de uma empresa, lido constantemente com solicitações, contactos urgentes e todo o tipo de interrupções, o que faz com que, sem as ferramentas certas para me ajudar a gerir o meu trabalho, algumas coisas fiquem para trás.

Adotar as ditas ferramentas certas pode ser um grande passo para impedir que distrações ou falhas de comunicação baixem a sua criatividade. Por isso, deixo aqui cinco apps seguras e gratuitas – com funcionalidades diferentes – que podem ser uma grande ajuda para organizar o seu dia e tirar o melhor proveito dele.

Trello

O Trello mudou-me a vida e tornou-se a minha ferramenta essencial.

O Trello é uma ferramenta de organização de tarefas muito intuitiva, permite criar vários “projetos” e partilhar os mesmos com pessoas diferentes de cada projeto ou área. Eu, por exemplo, tenho meu dashboard individual, no qual tenho uma coluna/lista para cada empresa e área da minha vida no seu 360º, em cada coluna tenho todas as tarefas, reminders, documentos, anotações.

Depois tenho um dashboard para cada equipa com que interajo. Desta forma, quando temos reuniões torna-se muito mais eficiente a organização e gestão de todos os temas.

É súper intuitiva, funciona por drag and drop, tem versão desktop e mobile, iOS, Windows e Android.

O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos, muito visual e intuitiva, que permite dividir cada projeto em pequenas partes e criar “cartões” para cada tarefa associada. Estes “cartões” podem ser organizados em várias colunas, representando, por exemplo, as várias fases de um projeto. Adapta-se ao trabalho individual (sendo útil para criar listas de tarefas associadas a cada projeto, por exemplo) ou em equipa, possibilitando a atribuição de tarefas a outros utilizadores. A aplicação é gratuita, embora existam planos pagos que oferecem funcionalidades adicionais.

Em IA uso ChatGPT e Copilot

Embora as duas sejam muito similares, eu opto por usar as duas e passo a explicar, por forma a compreenderem os pontos fortes.

O Microsoft 365 Copilot é uma ferramenta muito bem integrada com todas as plataformas do Office365, excelente para ajudar a responder a emails, elaborar documentos, análise de dados no Excel. Ou seja, para quem usa o Office365 tem imensas vantagens do ponto de vista de eficiência no trabalho.

O ChatGPT permite um universo mais amplo e não tão “fechado” dentro do Office, uma vez que tem centenas de integrações com outras plataformas mais especializadas para áreas específicas, que pode ir desde uma conversa com o assistente virtual à criação de um texto, mas pode ir muito mais além, como criar código de programação, um site, vídeos, imagens... ou seja, para áreas menos “corporate” e mais criativas e de conhecimento.

Devido às minhas funções, mas também interesses, uso as duas. Para iniciar o meu filho de 10 anos no mundo da IA, sem dúvida o ChatGPT.

TEAMS

Com a proliferação e a qualidade do Office365, o uso deste ecossistema é cada vez mais abrangente, e o Teams demorou a conquistar, mas conquistou. O Team, além de ser uma excelente plataforma de chat, reuniões e cada vez mais para uso de chamadas de voz, permite uma excelente integração com a cloud da Micrososft, o Onedrive, ou seja, uma excelente integração com a Intranet, nomeadamente o sharepoint, criar comunidades, fóruns, áreas de documentos, no fundo, um aglomerador de todo o ecossistema Office365, para que a mobilidade do nosso trabalho seja garantida sem pôr em causa a segurança e o compliance das organizações.

Hoje é para mim uma plataforma fundamental para interação com toda a organização, parceiros e clientes.

Notion

Para escrever e guardar conhecimento devidamente organizado, uso o Notion.

Quando é para texto e notas, gosto de aplicações que sejam muito básicas, que permitam apenas descarregar textos e não nos façam perder tempo com formatações e ter 1000 funcionalidades de que não precisamos. A simplicidade aumenta o nosso foco no que é realmente importante e o Notion permite esse foco, uma excelente organização e ainda permite criarmos templates à medida do conteúdo que pretendemos criar ou armazenar.

O Notion tem outras funcionalidades, nomeadamente gestão de tarefas, calendário e outras, mas eu prefiro segmentar as funcionalidades por aplicação e não ter tudo dentro da mesma. Aumenta-me o foco.

Pipedrive

Já uso há muitos anos para organização comercial, é uma ferramenta bastante intuitiva, que permite uma organização por “funis”, completamente personalizados e com funis infinitos para cada área, por pessoa, por equipa... Com o Pipedrive, conseguimos ter uma gestão centralizada de propostas e leads de negócio, em que podemos criar agendamentos de follow-up, anexar documentos, integrar com as várias fontes de leads, integrar com o email e ainda consegue criar modelos de dados e análises preditivas de acordo com os ciclos de vendas.

No fundo, o Pipedrive é um CRM “moderno” focado na gestão de leads e ciclos comerciais de propostas, que ajuda a gerir uma das áreas mais importantes de uma empresa.

Uma breve curiosidade: embora o Pipedrive seja uma empresa fundada na Estónia, o seu segundo maior escritório está localizado em Lisboa e conta com mais de 200 pessoas.

Estou certo de que estas ferramentas vão ser úteis e uma mais-valia, pois embora nem todas sejam “free”, merecem todos os euros investidos.