Cada vez mais, uma reunião de kick off no início de cada projeto é uma grande mais valia, não só para nós como também para a nossa equipa e para os próprios clientes. São reuniões em que todos os detalhes são discutidos e todas as vozes são ouvidas, para ficar quase tudo resolvido à primeira. Quando cerca de 15% do nosso tempo é perdido em reuniões (segundo o Harvard Business Review), uma reunião de kick off é suficiente para diminuir drasticamente confusões desnecessárias no futuro, o que permite-nos ter mais tempo para fazer um bom trabalho.

"Algo que tenho aprendido com os meus anos de experiência é que quando nos juntamos todos, e quando eu digo todos, eu quero dizer mesmo a equipa toda, desde os clientes aos colaboradores, e ajustamos o nosso plano de ataque às nossas necessidades e capacidades, o trabalho sai muito mais fluido", comenta Rita Maria Nunes, Country Manager da TAB Portugal. "Quando começamos um projeto logo em pé de igualdade e com as coisas bem definidas, os resultados são sempre mais positivos", acrescenta.

Para além de nos pouparem tempo que seria perdido em reuniões desnecessárias, trazem também outros benefícios que nos podem facilitar a vida no futuro:

Estreitar as relações com os clientes

Se há coisa que os clientes apreciam é estarem dentro do assunto. É importante garantir que todo o plano está bem assente na mente de todos para que não haja surpresas desagradáveis para ninguém. Além disso, quando apresentamos o projeto numa reunião de kick off, estamos a dar oportunidade aos nossos clientes para darem as suas sugestões, para que também estejam envolvidos e se crie uma boa dinâmica de trabalho.

Motivar os colaboradores 

Numa reunião de kick off, o ideal é que todos sejam ouvidos e todas as sugestões sejam consideradas de igual forma. Ora, se a nossa equipa vê que, de facto, as suas ideias são levadas a sério, cria-se uma boa cultura dentro da empresa e a vontade de trabalhar e atingir os objetivos é muito maior.

Definir funções

Nestas reuniões é importante deixar bem claro quem fica encarregue do quê para que, no futuro, as falhas de comunicação possam ser evitadas ao máximo. Cada colaborador é diferente e, quando distribuímos tarefas antecipadamente, podemos deixar certas etapas para o colaborador com as competências que mais se adequam ao tipo de trabalho que é necessário fazer.

Compreender os resultados esperados

Com o cliente presente, é possível definir os resultados que se esperam no final do projeto de forma realista e que corresponda às capacidades de todos. Com todos os envolvidos na mesma página, o caminho para atingir os objetivos estabelecidos é muito mais simples e direto, pois estamos todos a trabalhar para o mesmo.

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