Hoje em dia, o tempo é um dos bens mais preciosos, sobretudo porque parece  escasso face às inúmeras tarefas que temos entre mãos e a tudo o que queremos fazer em apenas 24 horas. Com certeza já pensou como seria bom ter, pelo menos, mais uma hora por dia. Com a ajuda de Nuno Donato, especialista em GTD, sigla de Getting Things Done, um método de organização e de produtividade pessoal, damos-lhe algumas recomendações para ganhar tempo todos os dias.

Descubra, de seguida, três dos comportamentos que deve adotar urgentemente para conseguir fazer (ainda) mais coisas:

1. Faça as escolhas corretas

Optar por dormir menos uma ou duas horas por noite é uma das formas mais simples de ganhar tempo extra mas, ainda assim, nem sempre é a mais viável. "Como estamos constantemente a fazer algo que temos ou queremos executar, o que podemos fazer são escolhas contínuas, que na maioria dos casos são escolhas inconscientes, daquilo que devemos fazer a cada momento. Ganhar uma hora significa apenas fazer uma escolha diferente", assegura Nuno Donato.

O especialista garante que "quem tem um inventário das suas responsabilidades e tarefas e sabe a qualquer momento tudo aquilo que tem para fazer e tudo o que escolhe não fazer, pode ganhar não uma, mas cinco ou sete horas num dia", assegura o especialista. Por exemplo, mesmo que tenha (alg)um trabalho para fazer durante o fim de semana, se seguir esta linha de pensamento, pode ter (mais) tempo para estar com a sua família e/ou com os seus amigos.

2. Organize a informação para uma maior flexibilidade

Não se perca. "Muitas pessoas optam por se organizar criando a tradicional lista de tarefas, mas o problema é que 90% do seu conteúdo é um amontoado confuso de coisas que não estão bem definidas", explica o formador. "Devemos identificar a informação de valor quando ela chega até nós, clarificá-la em termos de objetivos, compromissos e próximos passos, organizá-la num sistema que permite um acesso rápido e infalível a informação relevante", diz o especialista.

"Saber fazer escolhas intuitivas sobre as melhores ações a desempenhar, atendendo à realidade de cada momento" é outro dos conselhos de Nuno Donato. Deve fazê-lo "sem esquecer a importância da flexibilidade, pois a nossa vida é cheia de surpresas", aconselha. "Temos de ter a capacidade de manobrar as responsabilidades, os compromissos e os objetivos pessoais e profissionais, assim como tarefas urgentes ou pouco urgentes mas motivadoras", sublinha.

3. Elabore listas

Crie o hábito de escrever tudo aquilo de que se lembra para se organizar mas, mais importante, não perca depois as listas que faz. Trate delas regularmente, decidindo o que quer com cada uma (objetivo) e quais as próximas ações (físicas e concretas) a fazer. Mantenha todas essas listas de ações (e listas adicionais que possam ser úteis) num sistema organizado, ao qual consiga aceder e retirar a informação relevante muito rapidamente e sempre que necessário.

Organize o (pouco) tempo de que (não) dispõe eficientemente. Reveja as listas que vai fazendo regularmente, de forma a manter esse sistema atualizado com a realidade. Deverá também certificar-se de que nada está a escapar à sua atenção, como muitas vezes sucede. Aprenda a fazer boas escolhas a cada momento, atendendo às suas limitações de tempo, de espaço e/ou de energia e, claro está, faça escolhas que estejam em sincronia com os seus objetivos e propósitos.

Texto: Rita Caetano com Nuno Donato (especialista em GTD - Getting Things Done)