Passamos os dias literalmente a correr e chegamos ao final com a sensação que ainda temos mil coisas por fazer e que nem fizemos aquilo que era mais importante.

Sucumbimos ao cansaço e damos a desculpa que o dia só tem 24 horas. Prometemos que amanhã, amanhã sem falta, iremos tratar daquele assunto importante. Contudo o amanhã nunca chega e o tal assunto nunca é resolvido, até precisar mesmo de o ser.

Gostava de esticar os dias para 48 horas ou mais? E se lhe disser que as 24 horas do dia podem parecer 48 desde que bem programadas? E que, num dia, é possível termos tempo para fazer as coisas mais importantes, as menos importantes e até mesmo descansar e ter algum tempo de lazer?

8 dicas infalíveis de Adelaide Miranda, autora do livro “Guia Prático da Educação Financeira”, para tornar o vosso dia, mês e até o ano mais produtivo.

Dica 1 - Defina objetivos anuais

Não existe ação nem foco sem haver um objetivo concreto. Passamos a maior parte do tempo a correr contra o tempo, com tarefas que achamos urgentes e que estão longe de o ser. Passamos mais de metade do dia agarrados à caixa de e-mail, a atender telefonemas, a verificar mensagens no WhatsApp, a ver “instastories”.

Se analisarmos a nossa rotina apercebemo-nos que perdemos tempo com futilidades se não tivermos foco e objetivos. É necessário definir os nossos objetivos logo no início do ano e pensarmos onde queremos chegar. Não é por acaso que, uma das perguntas que nos fazem nas entrevistas de emprego seja, onde nos vemos nos próximos cinco anos. É importante saber para onde nos estamos a dirigir. Tracem objetivos a nível profissional, a nível pessoal, a nível familiar, a nível social. Tracem objetivos porque, quando temos um objetivo, conseguimos manter o foco e evitar desperdiçar tempo precioso com futilidades.

A nível profissional, marquem reuniões com a vossa entidade patronal ou com os vossos funcionários e definam objetivos em conjunto. Estabeleçam critérios e tenham em mente as consequências, caso o objetivo não seja cumprido.

Dica 2 - Adquira uma agenda

Os objetivos estão traçados agora vamos passá-los para o papel. O ideal é uma agenda que permita planeamento anual, mensal e semanal. A agenda deve ter também espaço para notas/apontamentos e deve ser considerada como um terceiro braço. Onde nós vamos, ela vai connosco e não assumimos compromisso algum sem “conversar” com ela antes.

Se for preciso dêem-lhe um nome! Façam o que fizerem não vão a lado algum sem a bendita agenda. Anotem tudo e consultem a agenda, pelo menos, duas vezes por dia (de manhã antes de começar o dia laborar e à noite antes de dormir).

Dica 3 - Planeie o ano, mês a mês

Os objetivos estão traçados e agora é necessário dividi-los em etapas. Abrir a agenda e marcar datas para cada etapa. Vamos exemplificar: um comercial tem um objetivo de 24 vendas anuais. Abre a agenda e coloca “24 vendas” no dia 31 de Dezembro. Obviamente que não vai passar o ano todo a dormir e esperar fechar 24 vendas no dia 31 de dezembro, certo?

Assim sendo, terá de dividir a título mensal. Ou seja, se tem 24 vendas para fazer até dezembro, significa que no final de cada mês terá de fazer pelo menos duas vendas de forma a cumprir os seus objetivos. Num instante os objetivos mensais estão traçados: duas vendas por mês. Triunfante coloca a vermelho no final de cada mês “duas vendas”. E sem muita dificuldade os objetivos anuais passaram a objetivos mensais e como que por magia bem mais fáceis de cumprir, porque 2 vendas não são 24 pois não?

Este planeamento deve ser feito com todos os objetivos, sejam eles profissionais, pessoais, familiares, etc. Dividir o ano em meses e estabelecer datas para os cumprir.

Dica 4 - Planeie o mês, semana a semana

Estamos no início do ano e já sabemos o que temos de fazer até ao final do ano e, melhor ainda, já sabemos o objetivo a atingir no final do mês. Contudo, o final do mês parece tão distante…

O comercial tem duas vendas para fazer por mês, certo? Se não traçar um plano semanal, corre o risco de deixar para o fim e tentar fazer as vendas à última hora podendo não cumprir o objetivo mensal. E qual a consequência de não cumprir o objetivo mensal? Mais difícil será atingir o objetivo anual, certo? Há que planear o mês logo no início do mesmo. O que será necessário para fazer duas vendas? Supondo que, em média, 1 em 10 clientes contactados aceita comprar o produto, para que se efetuem as 2 vendas o comercial deverá contactar pelo menos 20 clientes. Assim sendo, o objetivo semanal será contactar entre 4 a 5 clientes.

Com a caneta em riste há que colocar no final de cada semana “contactar 5 clientes”. Volto a relembrar que esta dica serve para todos os tipos de objetivos.

Dica 5 - Planeie a semana, dia a dia

Em muitos calendários a semana começa ao domingo e, por isso, parte desse dia deve ser passado a planear a semana. Tendo os objetivos semanais traçados há que subdividir a semana para não deixarmos as coisas importantes para a última, porque bem sabemos quais são as consequências disso.

Assim, enroscados no sofá com uma chávena de chá quente, abraçamos a agenda e planeamos os nossos dias. Voltando a pegar no exemplo anterior do comercial, se tem 5 clientes a contactar por semana, poderá colocar na agenda “contactar 1 cliente” por dia. Para que o objetivo anual seja cumprido bastará então contactar um cliente por dia.

Obviamente que este exercício deve ser feito com todos os objetivos. Por norma, na minha agenda diária incluo pelo menos uma tarefa dentro de todas as minhas áreas de interesse: projeto de engenharia, agência imobiliária, divulgação literária, assuntos pessoais, tempo em família…

Dica 6 - Categorize as tarefas diárias

As tarefas estão estabelecidas, contudo, falta categorizá-las. É fundamental definir quais as tarefas mais importantes e que devem ser realizadas, independentemente de qualquer imprevisto que possa surgir. Lembrem-se das consequências, que devemos ter em mente como falámos na dica número 1. A importância de cada tarefa deverá ser estabelecida com base nas consequências, caso não sejam realizadas.

Se o comercial não contactar um cliente por dia quais serão as consequências? Se o engenheiro não entregar o relatório dentro do prazo estipulado quais as consequências? Se não pagarmos uma multa de estacionamento quais as consequências? É importante fazermos esta distinção para que, caso ocorram imprevistos, possamos ter uma noção de que tarefas podemos adiar acarretando menos consequências futuras.

Dica 7 - Tarefas mais complicadas ou menos apetecíveis em primeiro lugar

Existe uma tendência para adiarmos as tarefas mais complicadas, ou que menos gostamos. Deixamos o dia arrastar e vamos inconscientemente arranjando pequenas coisas para fazer dando desculpas… alongamos a conversa ao telefone, fazemos uma vistoria aos novos “posts” no Facebook… quando na realidade estamos apenas a fugir das tarefas que mais tememos.

A melhor forma de começar o dia é fazendo as tarefas de que mais fugimos. Ao terminarmos essa tarefa sentimos uma sensação de conquista e sentimo-nos invencíveis ao ponto de que todas as outras tarefas se fazem com “uma perna às costas”.

Assobiamos e colocamos um “check”, ou um “feito” ao lado da tarefa na agenda e achamo-nos os maiores. Com esta atitude chegamos ao meio do dia e já temos 90% das tarefas diárias realizadas.

Dica 8 - Planeie em torno dos imprevistos

O plano diário falhou devido a um imprevisto? Todas as tarefas de segunda-feira não foram feitas? O mundo vai acabar? Claro que não. Há sempre uma terça-feira e uma quarta-feira… O importante é reajustar imediatamente a agenda.

Analisar o resto da semana e verificar onde se pode encaixar a “tarefa perdida”. Esta análise vai permitir que a tarefa não fique esquecida. Por vezes poderá ser necessário reajustar as semanas seguintes, contudo o importante é sempre reanalisar e anotar na agenda.

A partir do momento que escrevemos que temos algo a fazer, o nosso próprio subconsciente irá arranjar forma de cumprir, afinal de contas o nosso código de honra interno não pode ser quebrado.

E assim, tarefa a tarefa e mês a mês, com agenda sempre na mão, tornamo-nos mestres da gestão de tempo e do planeamento.

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