Pode ser difícil navegar nos meandros das regras dos e-mails profissionais, mas o e-mail é, provavelmente, a principal forma de falar com o seu chefe e com os seus colegas de trabalho. E isso significa que todas as mensagens que enviar são uma hipotese de causar uma boa impressão ... ou má.
Estas são as principais regras de e-mail que deve seguir - se quiser manter a sua reputação online intacta.
1. Comece com um assunto sólido
Se estiver a enviar um e-mail para um dos seus superiores lembre-se de que eles provavelmente têm centenas de mensagens na sua caixa de entrada.
Já pensou o que o seu chefe faz com a maioria deles? Pressiona delete ou marca-as para ler mais tarde (e nunca as lê de verdade). Isso significa que só tem uma hipótese de chamar a atenção dele: uma linha de assunto atraente pode ajudar a garantir que a mensagem é lida.
2. Reveja as suas palavras
Já recebeu uma mensagem de texto que terminava com uma virgula? Se já recebeu provavelmente pensou que faltava informação.
Isto porque os tipos de palavras que usa, e a pontuação, podem instantaneamente agradar ou incomodar alguém. Evite usar palavras como "olá" ou "muito urgente" se não são efectivamente necessárias.
3. Escreva como um editor
Certamente não está a escrever um artigo para a faculdade mas isso não significa que não está a ser avaliado. Má gramática, erros de ortografia e até mesmo a falta de uma introdução, corpo e conclusão fazem parecer que está a despachar e não a ser um funcionário responsável.
4. Seja cortês. O tempo de quem lê é importante
Se enviar um e-mail para alguém explique bem o assunto.
Se, por exemplo, anexar uma apresentação, diga exatamente quais são os próximos passos que necessita (precisa da aprovação? Deseja que seja adicionado um slide?). Se colocar alguém em CC diga porque é que incluiu essa pessoa.
5. Use emojis cautelosamente
Aqui está a coisa surpreendente sobre emojis: nem toda a gente é fã. Mesmo se trabalha num ambiente informal. Há uma percentagem significativa da população activa que considera os emojis pouco profissionais. Não se arrisque se não tiver certeza de como será recebido.
6. Anexe o anexo
Parece óbvio mas todos já nos esquecemos de anexar alguma coisa mais do que uma vez.
Verifique antes de pressionar enviar: Anexou o anexo que disse que anexaria? (Diga isto 10 vezes rapidamente.)
7. Anteceda a sua assinatura (sem o usual “obrigado”)
É realmente necessário terminar o e-mail mas não é obrigatório que agradeça, principalmente quando não há nada a agradecer.
Opte por uma saudação profissional. Tente "cumprimentos", "respeitosamente" ou "falamos em breve".
8. Use uma assinatura profissional (mesmo no seu telefone)
Se criou um e-mail profissional e bem escrito porque é que vai terminá-lo com "Enviado do meu iPhone"?
Em vez disso, escolha uma assinatura simples que inclua o seu título, o seu website e talvez até mesmo o telefone.
9. Saiba quando não enviar um email
Não importa quão boa seja a sua etiqueta, tudo será em vão se está a enviar algo que não deveria ser enviado por e-mail.
Por exemplo, se precisar de uma resposta super rápida de alguém, ligue. E se quiser pedir um aumento ao seu chefe, agende uma reunião (certamente não quererá ter essa conversa por e-mail).
Desde que siga estas nove regras quase sempre os seus e-mails serão lidos e respondidos. E, claro, causará boa impressão.
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