As reuniões de condomínios nem sempre são o momento mais esperado pelos condóminos. Para além de poderem ser reuniões demoradas e burocráticas, podem dar azo a conflitos e desacordos com que nem sempre é fácil lidar.

Por isso, a Loja do Condomínio deixa aqui sete dicas para que as reuniões do seu condomínio sejam mais organizadas, mais rápidas e mais eficazes.

1- Respeito pela agenda

A convocatória para a reunião deve considerar a ordem de trabalhos, pelo que é essencial seguir os temas previamente identificados. Obviamente que o administrador do condomínio deverá ter este papel ativo de gerir a reunião, mas, caso tal não aconteça, qualquer um dos condóminos pode (e deve) solicitar cordialmente o seguimento da agenda definida, para que a reunião cumpra os objetivos delineados.

2- Cumprimento do horário

Sim, a convocatória para a reunião pode indicar a duração da mesma – sendo essencial que ela se cumpra. Todos sabemos que reuniões demasiado demoradas perdem a sua eficácia e que são uma das razões para que ocorra a maioria dos conflitos.

3- Não aos monopólios

A boa gestão de tempo não significa apenas que se controla a hora de início e de fecho da reunião, mas também que se evitam situações de monopólio em que apenas uma ou duas pessoas têm a possibilidade de dar a sua opinião. Se todos puderem expor as suas ideias, a reunião será muito mais rica, objetiva e eficaz.

4- Real escuta ativa

A escuta ativa não é mais que o processo de empatia e de respeito que todos devemos ter em ambiente de reunião de condomínio, garantindo que ouvimos as ideias dos outros do princípio ao fim e que temos consideração pelas suas opiniões – mesmo que elas sejam contrárias às nossas. Só deste modo se conseguem reuniões eficazes e equilibradas, em que todos os argumentos podem ser apresentados (e discutidos) sem melindrar as boas relações de vizinhança.

5- Preparação

Há temas que já se sabe que originam polémica e discussão? Então, o ideal é que o administrador do condomínio e até os condóminos vão preparados para discutirem factualmente esses tópicos – permitindo que os temas controversos não demorem mais tempo que o razoável. E essa preparação, de acordo com os temas, pode implicar desde o levantamento de estudos, de estatísticas ou até de orçamentos comparativos.

6- Responsabilização

É simples chegar a uma reunião de condomínio e debitar ideias ou criticar o que está a ser feito. Colaborar e participar implica responsabilizar, pelo que é essencial que os condóminos se disponibilizem para fazer mais e melhor pelo condomínio – assumindo responsabilidades (desde as mais complexas àquela que aparentemente é mais simples: garantir regras e atitudes de boa vizinhança!).

7- Seguimento

A reunião terminou e os condóminos respiram de alívio, só voltando a ‘preocupar-se’ quando se agendar a próxima reunião, certo? Errado! Isto porque, terminada a reunião, é essencial que se definam os próximos passos, que se atribuam responsabilidades e que se garanta o seguimento dos temas pendentes. Só assim o condomínio funciona como é suposto: com o envolvimento de todos e sem problemas de maior.

Não são dicas simples de concretizar – mas é possível fazê-lo. E a boa notícia é que, quando aplicamos estas sugestões, não só as reuniões de condomínio são (mesmo!) mais eficazes, como a vida do próprio condomínio passa a existir de forma mais saudável e feliz.

Fonte: Loja do Condomínio

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