Em Portugal, usa-se e abusa-se das reuniões. Mais do que tentar rentabilizá-las ao máximo, muitos executivos acabam por fazer destes encontros para discutir trabalhos e apresentar projetos fóruns de convívio que, muitas vezes, fazem perder mais tempo do que os ganhos de produtividade que era suposto potenciarem. Estes são os comportamentos a evitar para rentabilizar melhor esses momentos:

1. Mostre a atitude correta

Nas reuniões deve ter sempre uma atitude profissional, não aproveitando o momento para conversas informais desnecessárias. Neste sentido, a forma como se apresenta e como fala deve refletir a ocasião. «Devemo-nos vestir de acordo com os restantes», diz Susana Brader.

2. Prepare a reunião

Descubra por que é que estão a reunir naquele momento (se é urgente ou um projeto a longo-prazo) e informe-se sobre os temas que vão ser discutidos, para poder precaver-se e ter consigo a informação necessária (apresentar orçamento, planos ou resultados). Pergunte quem vai estar presente. Anteveja o resultado que se espera no final da reunião.

3. Conquiste a atenção dos seus colegas

Se tiver de fazer uma pequena apresentação, torne-a apelativa, usando humor sempre que apropriado e criando auxiliares visuais relevantes e sucintos, que lhe sirvam de apoio. Estruture a apresentação consoante o tempo que tiver e pratique em voz alta.

Isto ajudá-lo-à a familiarizar-se com o conteúdo da apresentação e permitir-lhe-á trabalhar o volume e a modulação da voz. No dia da reunião, mantenha o contacto visual com os seus colegas.

4. Promova a cooperação

Mostre-se flexível e aberta às sugestões dos seus colegas. É importante fomentar a colaboração e as sinergias positivas no local de trabalho, não só pela convivência do dia a dia, como também pela necessidade de atingir objetivos (pessoais e da empresa). «Quando as emoções estão acesas e a adrenalina toma conta dos nossos cérebros, a reunião torna-se uma perda de tempo porque as partes estarão na defensiva», garante Susana Brader, fundadora e consultora do programa de desenvolvimento individual de carreira MyJobCoach.

Guia prático para a reunião perfeita

Descubra o que, de acordo com Susana Brader, fundadora e consultora do MyJobCoach, deve fazer e o que não pode fazer nas reuniões de trabalho:

O que deve fazer

- Seja assertivo ao defender a sua perspetiva, mas nunca agressivo.

- Domine as suas emoções.

- Faça perguntas e preste atenção às respostas.

- Peça ajuda se precisar.

- Tente chegar sempre a um acordo mútuo.

O que não pode fazer

- Não reaja quando as emoções estão ao rubro.

- Não evite um problema.

- Não fale demais.

- Não acredite que sabe o que a outra pessoa está a pensar.

Texto: Filipa Basílio da Silva com Susana Brader (fundadora e consultora do programa de desenvolvimento individual de carreira MyJobCoach)